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Quando o assunto é produtividade, logo pensamos em palavras como resultados, desempenho e conquistas. Apesar de importantes, esses termos escondem um aspecto fundamental - eles focam apenas no fim da jornada, e não falam sobre o caminho para chegar lá.
O caminho é formado por hábitos, capazes de trazer consistência para a nossa vida e fazer com que os resultados se acumulem dia após dia.
Nesse sentido, os hábitos são os responsáveis pelo sucesso ou fracasso de alguém. Ou seja, alguém que tem muitos hábitos ruins, como se alimentar com muitas calorias e poucos nutrientes, ou passar a maior parte do seu tempo nas redes sociais, terá resultados improdutivos.
Entre as diversas práticas que podemos adotar no cotidiano, hoje vamos destacar os hábitos de organização pessoal que nos ajudam a ser mais produtivos. Sem a organização do ambiente ao nosso redor e do tempo à nossa frente, as chances de nos perdermos e acabarmos fazendo algo improdutivo são enormes.
Não é por acaso que o excesso de estímulos e informações nos paralisa. Eles roubam a clareza mental que é necessária para focar de modo organizado em apenas uma tarefa.
Saiba mais sobre como criar uma rotina saudável para a sua produtividade, e quais são os melhores hábitos de organização pessoal para produzir mais.
Aprenda também: Como desenvolver o foco e a concentração para aumentar sua produtividade
Um hábito consiste em um comportamento regular e repetitivo que é adquirido ao longo do tempo. É algo que fazemos com frequência, muitas vezes sem pensar conscientemente sobre ele. Quando você escova os dentes, por exemplo, não conta quantas vezes move a escova ou quanta pasta coloca sobre ela, apenas faz.
Alguns hábitos são obviamente nocivos: fumar, beber em excesso e virar noites são exemplos claros. Outros podem ser bons ou ruins, a depender dos nossos objetivos. Correr alguns minutos por dia pode ajudar a maioria das pessoas, mas correr 10 quilômetros diariamente já não faz tanto sentido, a menos que você esteja se preparando para uma competição.
Em poucas palavras, hábitos são como um piloto automático, com enorme utilidade - desde que você calcule muito bem qual destino quer atingir.
Uma vez consolidados, eles são muito difíceis de mudar, mas com as ferramentas certas sempre é possível substituir hábitos negativos por práticas mais saudáveis e reassumir o controle da sua vida.
A anatomia do hábito é composta por quatro elementos essenciais: gatilho, desejo, rotina e recompensa. Compreender cada um desses aspectos torna mais fácil efetuar alterações e mudanças significativas em nossos hábitos diários:
Gatilho: O gatilho é aquilo que dá início ao hábito, um estímulo que nos impulsiona a agir de certa maneira. Por exemplo, ao chegar em casa, podemos ter o hábito de ligar a televisão. Nesse caso, o gatilho é a ação de chegar em casa, que automaticamente nos leva a ligar o aparelho.
Desejo: O desejo é o impulso que alimenta o hábito, é o que buscamos satisfazer ao realizá-lo. Todos os hábitos estão associados a algum desejo ou anseio. No exemplo anterior, o desejo de não se sentir sozinho pode ser o que leva alguém a ligar a televisão ao chegar em casa.
Rotina: A rotina é a atitude em si, que realizamos de forma automática - ir em direção à TV, ligar na tomada, apertar o botão, escolher o canal, e assim por diante.
Recompensa: A recompensa é o que nosso cérebro recebe ao executar o hábito. É a sensação de prazer, satisfação ou alívio que obtemos após concluir a rotina. A recompensa é um fator importante para a consolidação dos hábitos, pois nosso cérebro busca repetir ações que proporcionam sensações agradáveis.
Compreender todos esses elementos é importante porque, na maioria dos casos, queremos transformar apenas a rotina, as ações, mas isso é muito difícil se não usamos nada para preencher seu lugar. O sistema de gatilho, desejo e recompensa continua existindo, causando uma angústia, que precisa de outra rotina para ser superada.
Se encontrarmos outra forma de preencher o ambiente e sentir prazer ao chegar em casa, nesse exemplo, logo será muito mais simples deixar a TV de lado.
O primeiro tópico é compreender que não existe uma ação capaz de sustentar toda a nossa organização. Pense em limpar uma casa, por exemplo. Você precisa limpar cada item, de cada cômodo, para ter a casa limpa no final - e quando terminar, é provável que algo lá no começo já esteja ficando sujo novamente.
Da mesma forma, os hábitos de organização pessoal exigem essa visão que vai do amplo - um planejamento anual, por exemplo - ao específico, que sustenta cada atividade. Existem dois pilares básicos para manter esse sistema de pé - a priorização de tarefas e a gestão de tempo.
Você não pode ser produtivo se não decide com muita clareza o que precisa fazer, ponto final.
A priorização de tarefas é o primeiro passo porque nos ajuda a saber o que de fato deveríamos estar fazendo. Com isso, diminuem as chances de gastar tempo em atividades que parecem importantes, mas não contribuem em nada com os nossos objetivos.
Se você não priorizar qual será sua primeira tarefa amanhã, é muito provável que acorde e siga qualquer hábito automático que veio repetindo até aqui. A mente não sabe o que fazer, então ela busca a resposta mais fácil - o velho hábito.
Isso deve começar o mais cedo possível. Se você acorda às 7h e já começa a mexer no celular, por exemplo, não adianta dizer que às 10h vai executar uma tarefa importante. Quando esse horário chegar, você já estará preso na teia dos hábitos.
Nesse caso, é preciso definir uma maneira de ocupar seu tempo desde 7h, dando início a uma nova cadeia de hábitos que permita chegar às 10h em condições de cumprir a tarefa mais importante.
A gestão de tempo é o processo que engloba planejar e controlar o tempo disponível para efetuar as tarefas, atividades e projetos. Ela consiste em identificar e priorizar atividades importantes, estabelecer prazos, alocar recursos e organizar as tarefas de uma maneira que otimize a sua produtividade.
Essa ferramenta é essencial para melhorar a nossa relação com as obrigações, e também com o descanso e o lazer, conduzindo a uma melhoria na eficiência pessoal e profissional para que você alcance os seus objetivos sem que isso consuma todo o seu tempo.
Considerando formas práticas de usar a priorização de tarefas e a gestão de tempo, eu organizei essas ações reais que você pode adotar a partir de hoje para ter mais organização e produtividade.
Planejar o dia é um hábito essencial para aumentar a produtividade e a organização pessoal. Separar um momento para ordenar suas tarefas e estabelecer prioridades é uma prática que traz grandes benefícios.
Ao criar uma lista de ações e definir uma ordem de prioridades, você consegue concentrar-se nas obrigações mais urgentes e importantes, utilizando habilidades valiosas de priorização de tarefas e gestão de tempo.
Além do planejamento, é importante utilizar um sistema eficiente para se organizar. Existem diversas opções, seja em formato físico ou digital, como agendas, aplicativos de gerenciamento de tarefas ou até mesmo post-its.
O segredo é encontrar aquele que melhor se adapte às suas necessidades diárias. Acompanhar o andamento das tarefas e lembrar-se dos prazos fica muito mais fácil com o auxílio de um sistema de organização bem estruturado.
Uma técnica simples, porém poderosa, é a regra dos 2 minutos.
Faça imediatamente.
Isso ajuda a evitar a procrastinação, uma vez que nosso cérebro tende a buscar o descanso em vez da ação. Essa regra nos permite superar esse obstáculo e manter o fluxo de trabalho mais ágil e eficiente.
Outro aspecto importante para aumentar a produtividade é manter o espaço de trabalho organizado.
Um ambiente desorganizado pode gerar distrações e diminuir a concentração. Por isso, é fundamental criar um espaço confortável, agradável e livre de estímulos desnecessários. Às vezes, até mudar de ambiente pode trazer resultados surpreendentes, já que novos locais trazem novas perspectivas.
Além disso, em alguns casos, pode ser bastante significativo mudar de ambiente de tempos em tempos. Novos locais trazem novos resultados e talvez você não consiga se concentrar adequadamente devido ao ambiente em que está inserido hoje.
Os hábitos são ajustáveis e treináveis, e aprender com as experiências passadas ajuda a evitar erros e ajustar os detalhes em busca de uma maior produtividade. Lembre-se de que os hábitos são pessoais e devem ser construídos de acordo com suas necessidades e obrigações diárias. Faça dessa prática uma construção sua, buscando sempre o que funciona melhor para o seu dia a dia.
Os hábitos de organização pessoal são fundamentais para alcançarmos um desempenho eficiente e resultados satisfatórios. O seu desenvolvimento contribui para uma vida mais equilibrada e produtiva, permitindo evitar o estresse e superar obstáculos que a desorganização pode trazer para nossas vidas.
Ao adotarmos essas práticas, você estará mais próximo de alcançar a sua melhor versão e, assim, cumprir a missão do Movimento Transformacional em nossas vidas. O aprimoramento pessoal e profissional é um caminho indispensável para atuar de maneira positiva e mudar o mundo ao nosso redor.
Portanto, convido você a começar agora mesmo a desenvolver essas habilidades interpessoais e a adotar hábitos de organização pessoal em sua vida.
Lembre-se de que cada pequena mudança pode fazer uma grande diferença. A transformação começa em cada um de nós, e através de nossas ações e hábitos, podemos fazer a diferença. Seja o protagonista de sua própria transformação e alcance todo o seu potencial. Acredite em si mesmo e comece agora a trilhar esse caminho de desenvolvimento pessoal.
Criador da Hipnose Transformacional, graduado em psicologia pelo Unipam, e pós graduado em neurociências pela PUCRS. Fundador do Instituto Romanni, com mais de 20 mil pessoas transformadas.
