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Não há dúvida de que vivemos em uma eterna corrida, marcada pela diversidade de compromissos e obrigações. Entre cumprir os prazos do trabalho, dedicar um tempo para tomar sorvete com os filhos ou pagar os treinos da academia, você deve pensar o quanto seria bom ter mais algumas horas no dia.
O problema é que, sem uma gestão de tempo eficiente e a priorização de tarefas que precisamos fazer, sempre estaremos atrasados, ou pior, sem energia para aproveitar as 24 horas que já temos. É por isso que elas nunca parecem o suficiente para você fazer tudo, e impedir que a sua lista de obrigações continue a crescer.
Se isto soa familiar, saiba que a situação é comum. Não fomos ensinados a lidar com o nosso próprio tempo e definir quais tarefas são prioridades, por consequência, sentimos que estamos sempre correndo atrás, e nunca guiando a vida.
Priorizar tarefas é o segredo para uma gestão eficiente do tempo, porque essa ferramenta permite assumir uma atitude proativa e responsável com a utilização das nossas horas, mantendo domínio sobre o que vamos fazer.
A gestão de tempo é o processo que envolve planejar e controlar o tempo disponível para realizar tarefas, atividades e projetos. Ela consiste em identificar e priorizar atividades importantes, estabelecer prazos, alocar recursos e organizar as tarefas de maneira que otimize a sua produtividade.
A gestão do tempo é essencial para melhorar a nossa relação com as tarefas, obrigações, e também com o descanso e o lazer, conduzindo a uma melhoria na eficiência pessoal e profissional para que você alcance os seus objetivos sem trocar isso por todo o seu tempo.
Para isso, podemos delimitar metas precisas, criar planos de ação, melhorar a concentração e aplicar técnicas e estratégias que nos ajudem a monitorar e gerenciar o que está acontecendo a cada momento.
Tenha em mente que gestão do tempo não significa contar cada minuto, ou pensar apenas em metas e funções. Ela tem como objetivo uma vida equilibrada entre as atividades do trabalho, estudos, descanso e a vida pessoal, garantindo que haja tempo adequado para todas as áreas e evitando o esgotamento físico e mental.
Uma vida corrida não é sinônimo de produtividade, e muitas vezes a ausência de um tempo de qualidade para lazer e descanso pode trazer sensação de cansaço e fadiga, prejudicando as suas ações no longo prazo.
A gestão eficaz do tempo traz várias vantagens tanto para a vida pessoal quanto para a profissional.
Melhor qualidade de vida: A gestão de tempo adequada permite que você equilibre as demandas do trabalho e da vida pessoal, garantindo que você reserve tempo para atividades importantes, como passar tempo com a família, cuidar da saúde, hobbies e descanso. Isso resulta em uma melhor qualidade de vida geral.
Redução do estresse: Quando você gerencia bem o tempo, reduz a sensação de estar sobrecarregado. Isso diminui o estresse, pois você pode lidar com as tarefas de forma mais organizada e evitar a procrastinação, o que muitas vezes leva ao acúmulo de trabalho e ao aumento da pressão.
Aumento da produtividade: Ao planejar e priorizar suas tarefas, você consegue realizar mais em menos tempo. Isso resulta em maior produtividade e eficiência nas atividades diárias.
Autodisciplina e autocontrole: A gestão de tempo envolve estabelecer metas, definir prazos e cumprir essas metas. Essa prática desenvolve a autodisciplina e o autocontrole, habilidades que são valiosas não apenas na vida pessoal, mas também na profissional.
Cumprimento de prazos: A gestão de tempo eficaz permite que você cumpra prazos importantes no trabalho, o que é fundamental para manter a reputação profissional, a confiança dos colegas e clientes, além de evitar problemas com superiores hierárquicos.
Melhoria do desempenho: Ao gerenciar seu tempo de forma eficiente, você pode se concentrar nas tarefas mais relevantes e estratégicas para o seu trabalho. Isso aumenta a qualidade e o desempenho das suas entregas.
Priorização de tarefas: A gestão de tempo ajuda a identificar e priorizar as tarefas mais importantes e urgentes. Isso evita que você se perca em atividades menos relevantes e permite que você concentre seus esforços onde eles são mais necessários.
Melhoria do equilíbrio trabalho-vida pessoal: A gestão de tempo eficaz no trabalho permite que você estabeleça limites saudáveis entre o trabalho e a vida pessoal. Isso contribui para o equilíbrio entre as duas esferas, reduzindo o estresse e aumentando a satisfação geral.
Faça uma lista: Comece fazendo uma lista de todas as tarefas que você precisa realizar. Ter uma visão geral de todas as suas responsabilidades ajuda a identificar o que é mais importante.
Estabeleça critérios de prioridade: Determine critérios claros para priorizar suas tarefas, como prazos, importância, impacto nos objetivos e urgência. Isso ajudará a classificar e tomar decisões mais rápidas.
Identifique tarefas urgentes e importantes: Identifique as tarefas que são tanto urgentes quanto importantes e dê a elas alta prioridade. Essas são as tarefas que exigem sua atenção imediata e têm um impacto significativo em seus objetivos.
Elimine ou delegue tarefas não essenciais: Identifique tarefas que não são necessárias ou que podem ser delegadas a outras pessoas. Isso libera tempo para se concentrar nas tarefas mais importantes.
Avalie o impacto de longo prazo: Considere o impacto de longo prazo de cada tarefa. Algumas tarefas podem não ser urgentes no momento, mas têm um grande impacto no futuro. Priorize essas tarefas para evitar problemas futuros.
Estime o tempo necessário: Avalie o tempo necessário para concluir cada tarefa. Isso ajudará a planejar adequadamente e alocar tempo suficiente para as tarefas mais importantes.
Utilize técnicas de gestão de tempo: Familiarize-se com técnicas de gestão de tempo, como a matriz de Eisenhower (urgente/importante) ou a técnica Pomodoro (intervalos de trabalho focados).
Seja realista: Não sobrecarregue sua lista de tarefas. Seja realista em relação à quantidade de trabalho que você pode realizar em um determinado período de tempo. Estabeleça metas alcançáveis.
Avalie o impacto das tarefas nos objetivos: Analise como cada tarefa contribui para alcançar seus objetivos pessoais ou profissionais. Dê prioridade às tarefas que estão mais alinhadas com seus objetivos de longo prazo.
Ajuste e modifique regularmente: A gestão de prioridades é um processo contínuo. À medida que novas tarefas surgem ou as circunstâncias mudam, ajuste e reavalie suas prioridades para garantir que você esteja focado no que é mais importante no momento.
Existem diversas técnicas e estratégias que podem ajudá-lo no processo de priorizar as tarefas, pois a forma como fazemos isso vai depender da natureza do nosso trabalho e o seu estilo pessoal, no entanto, há alguns métodos comuns que irão nos ajudar.
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como a Matriz de Urgência/Importância, consiste em uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar as obrigações a partir da urgência e importância.
Ela se baseia em duas dimensões, urgência e importância. Cada tarefa é classificada a partir do seu nível nessas duas dimensões.
Por meio dessa abordagem, vamos saber o que deve ser feito de imediato (tarefas urgentes e importantes), o que exige o seu planejamento (tarefas importantes, mas não urgentes), o que pode ser delegado (tarefas urgentes, mas não importantes) e o que não precisamos dar atenção por enquanto (tarefas não urgentes, nem importantes).
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta eficaz de gestão de tempo e prioridades, pois nos traz clareza acerca do que precisa ser feito. No entanto, é necessário perceber que cada pessoa deve esforçar-se para personalizar a partir das suas demandas.
A metodologia “eat that frog” foi desenvolvida pelo pesquisador Brian Tracy e consiste em priorizar as tarefas mais difíceis e complexas logo no início do dia. A ideia é identificar a tarefa que você está adiando ou evitando, e “comer o sapo”. A expressão é inspirada em uma citação do escritor Mark Twain que diz: Se o trabalho é comer sapos, então é melhor fazê-lo pela manhã.
Podemos resumir esse método em três passos:
Identificar a tarefa mais complexa: É sempre importante ter clareza sobre os seus compromissos, por isso, fazer uma lista de todas as tarefas e marcar as suas prioridades é essencial. Feito isso, reconheça a mais desafios e complexa.
Engula o sapo: Assim que você souber qual é a tarefa mais importante, dedique um tempo no início do seu dia para trabalhar nela. Foque em concluir esse compromisso antes de passar para outros menos importantes.
Elimine as distrações: Essa dica serve para todas as metodologias, mas sempre elimine as distrações, pois elas são inimigas da gestão de tempo e priorização de tarefas.
Ao adotar a metodologia “Eat That Frog”, você estará priorizando e concluído suas tarefas mais importantes antes de se envolver em outras atividades menos relevantes.
O método MoSCoW é uma técnica de priorização que envolve categorizar as tarefas em quatro grupos: Must (deve ser feito), Should (deveria ser feito), Could (poderia ser feito) e Won't (não será feito).
Must/Deve ser feito: Essas são as tarefas essenciais e prioritárias, que possuem um alto impacto nos objetivos e prazos. São as tarefas que não podem ser adiadas ou negligenciadas.
Should/Deveria ser feito: Essas são as tarefas importantes, mas que têm um pouco mais de flexibilidade em relação ao prazo. Embora não sejam urgentes como as tarefas Must, ainda são relevantes para os objetivos e devem ser realizadas o mais rápido possível.
Could/Poderia ser feito: Essas são as tarefas opcionais, que não são críticas para o momento atual, mas podem trazer benefícios ou melhorias adicionais se concluídas. Elas têm menos prioridade em relação às tarefas Must e Should.
Won't/Não será feito: Essas são as tarefas que não são necessárias no momento e podem ser descartadas ou adiadas indefinidamente. Elas geralmente são menos importantes ou não contribuem diretamente para os objetivos estabelecidos.
O Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, sugere que cerca de 80% dos resultados vêm de 20% das causas ou esforços. Quando aplicado à priorização de tarefas, vemos que uma pequena porcentagem delas terá um impacto significativamente maior nos resultados, enquanto a maioria das ações não é tão importante assim.
Ao utilizar o Princípio de Pareto para priorizar tarefas, você identifica as que têm o maior impacto nos seus objetivos e resultados desejados. Isso implica em focar nas tarefas que estão entre os 20% de maior importância e prioridade, pois essas tarefas tendem a gerar a maioria dos resultados positivos.
Desse modo, você pode se concentrar nas tarefas de alto impacto, garantindo que essas sejam realizadas antes das tarefas de menor impacto. Isso ajuda a otimizar seu tempo e esforço, garantindo que você esteja dedicando energia às atividades mais relevantes e que trarão os melhores resultados.
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Criador da Hipnose Transformacional, graduado em psicologia pelo Unipam, e pós graduado em neurociências pela PUCRS. Fundador do Instituto Romanni, com mais de 20 mil pessoas transformadas.
