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Você já deve ter encerrado uma reunião com a sensação de que apenas perdeu o seu tempo, lidando com assuntos que poderiam ser tratados em um simples email ou lembrete? Essas situações, quando tornam-se corriqueiras, são prejudiciais à organização do seu negócio, reduzem o desejo de participação por parte dos envolvidos e trazem pouca clareza para os assuntos tratados.
Saber como realizar uma reunião produtiva é a base de toda a organização e produtividade em equipe: ela permite a definição de ideias e projetos, a troca de experiências e, consequentemente, a estruturação para executar as tarefas certas com mais qualidade.
Uma reunião produtiva é feita de pequenos detalhes que, quando bem pensados e aplicados, garantem a troca ágil de ideias e direcionamentos.
O pilar central para uma reunião produtiva é ter e levar clareza sobre qual será a finalidade deste encontro. Nesse sentido, nada torna uma reunião mais improdutiva do que a falta de clareza e organização sobre o que será debatido.
Precisamos definir, de antemão, cada detalhe e ter sempre claro o que será tratado, definindo o problema que deve ser resolvido, como ele será abordado e quais resultados esperamos ao fim da reunião. Com essa clareza, é possível ganhar a atenção das pessoas desde o primeiro minuto, e dirigir a reunião evitando distrações ou perguntas desnecessárias.
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Se precisamos estabelecer tópicos que serão tratados dentro da reunião, também precisamos delimitar papéis para as pessoas, a começar pelo líder. Uma reunião sem uma pessoa responsável por garantir que os objetivos (definidos no ponto anterior) sejam alcançados certamente será marcada pela perda de foco.
Cabe ao líder ser o facilitador da discussão, responsável por garantir que todos os tópicos planejados sejam debatidos e intervir quando necessário para que o grupo se mantenha atento ao assunto. É importante selecionar alguém que tenha conhecimento do assunto para mediar os tópicos estabelecidos, e saiba lidar com pessoas para intervir sem criar ou aumentar os conflitos.
Além do líder, é interessante contar com pessoas que ajudem na condução do encontro. Alguém na função de secretário, por exemplo, desempenha um papel importante na organização, sendo responsável por anotar perguntas, organizar a ordem das falas, o tempo de cada uma, além da ata que será disponibilizada ao final da reunião.
Também podemos contar com um facilitador, alguém que conhece o problema em detalhes e será consultado para esclarecer dúvidas técnicas ou avaliar a viabilidade das soluções, por exemplo. A presença de alguém com esse conhecimento garante que a reunião tenha uma conclusão mais rápida, sem ter que buscar essa ou outra pessoa no futuro para só então decidirmos algo.
Outro erro comum é chamar todos os membros da equipe para discutir assuntos que não cabem a todos. Pensando nisso, selecione somente pessoas que estão diretamente ligadas ao objetivo da reunião, evitando que o encontro fique redundante e ainda retire de tarefas mais importantes as pessoas que não precisam estar ali.
Além disso, evite a todo custo fazer uma “reunião misteriosa” informando que precisa conversar com a(s) pessoa(s) sem dar qualquer indício sobre o assunto. Além de criar preocupações desnecessárias no outro, a falta de informação também o impede de contribuir.
Ao falar, com antecedência, o que será discutido em reunião você possibilita que os participantes já cheguem com possíveis intervenções, otimizando o tempo e aumentando a qualidade da discussão - mais foco nas soluções, e menos no problema.
Inúmeros estudos científicos provaram que não conseguimos ficar muito tempo concentrados em algo, e precisamos fazer intervalos que possibilitem algum descanso. Sendo assim, um dos grandes segredos para ter uma reunião efetiva é fazer intervalos, quando não conseguir terminá-la brevemente.
Pensando nisso, podemos fazer pequenas pausas a cada 30 ou 40 minutos de reunião, com 10 minutos de duração. Elas servem para que a equipe tenha um pequeno descanso mental, possa descontrair, ou pense com mais tranquilidade nos problemas que estão aguardando sobre a mesa.
Esses momentos permitem o trabalho do inconsciente. Ele é o responsável pelas grandes ideias que você tem quando toma banho ou dirige, e não está pensando ativamente sobre aquela questão, e também pode trazer as respostas para que a reunião seja de fato produtiva.
Outro grande inimigo para ter uma reunião produtiva são as distrações. Hoje, com as infinitas possibilidades para estarmos conectados, vivemos em uma época na qual é muito difícil dar atenção real ao que acontece bem na nossa frente, mas isso é necessário para captar os detalhes do que foi dito e pensar ativamente sobre a questão.
Em sua reunião presencial, limite o uso de aparelhos como celulares e tablets, pensando também em outros estímulos que possam tirar o foco do assunto. As distrações também podem ser conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e tudo que distancie os participantes do tema que precisa ser abordado.
A maioria das reuniões precisa tratar de alguns pontos, mas se não tivermos cuidado um deles vai roubar todo o tempo e impedir a discussão dos demais. Para evitar esses desvios, determine um tempo para cada tópico. Ele pode ser flexível (30 a 60 minutos para o tópico A, 20 a 40 para o tópico B, por exemplo) mas deve existir e ser informado no começo da reunião.
Reuniões não são palestras, nas quais apenas uma pessoa é convidada para falar enquanto as outras absorvem o conteúdo. Dentro de uma reunião produtiva é preciso que todos possam contribuir de alguma maneira, com espaços para fala.
Lembre-se que, na sala, devem estar apenas as pessoas que importam para o encontro, e se isso for cumprido, deixar que todas falem não vai se tornar algo repetitivo. Quando escutamos mais vozes e damos chance para o debate, o grupo poderá encontrar respostas inovadoras e validar as soluções ao saber que elas não deixam lacunas ou criam novos problemas em alguma área.
Se você quer apenas comunicar algo, sem ouvir o retorno dos outros profissionais, temos um sinal forte de que a reunião é desnecessária. Encontre meios mais produtivos para transmitir a sua mensagem, com um e-mail distribuído para as pessoas que precisam dessa informação ou uma atualização no sistema de tarefas da empresa, por exemplo.
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Para evitar apenas falar, podemos trazer recursos visuais que ajudem os presentes a entender o que está sendo tratado na reunião. Outro ponto positivo é que os recursos visuais podem auxiliar no acompanhamento dos pontos, como por exemplo ao representar dados complexos numa imagem.
Quando bem utilizados, os estímulos visuais prendem a atenção e reforçam as mensagens. Você pode usar de tudo - vídeos, infográficos, slides, até mesmo memes, desde que sejam adequados ao clima da equipe.
Tenha em mente que todos esses recursos são complementos, e devem servir para agilizar o encontro. Pensando nisso, evite slides com longos parágrafos de texto ou um vídeo que demora muito para chegar na mensagem que deseja entregar, e busque ferramentas que contribuam para a produtividade da reunião.
É essencial que possamos fazer uma recapitulação rápida sobre os assuntos tratados durante a reunião com a finalidade de lembrar o que foi decidido e garantir que não existam lacunas despercebidas nas soluções. Em resumo, todos devem saber:
Também é preciso discutir quais recursos essa pessoa terá à disposição, ou quais etapas precisa seguir, mas esses pontos também podem ser abordados em uma reunião separada, entre o responsável pelo projeto e o responsável pela tarefa.
Mediar uma reunião produtiva pode até parecer complexo e desafiador, mas quando adotamos essas estratégias percebemos que não é tão difícil tomar decisões com mais agilidade. Para isso, precisamos pensar com cuidado nos detalhes, delimitar funções e selecionar as pessoas que podem nos ajudar na solução do problema, definir intervalos e sempre avaliar a real necessidade da reunião, para evitar os encontros que não precisam acontecer.
Por fim, só podemos dizer que uma reunião é produtiva de fato quando suas propostas se tornam ações concretas. Para isso, você pode contar com ferramentas como a gestão de equipes.
Criador da Hipnose Transformacional, graduado em psicologia pelo Unipam, e pós graduado em neurociências pela PUCRS. Fundador do Instituto Romanni, com mais de 20 mil pessoas transformadas.
